Weryfikacja biała lista rachunku sprzedawcy przed każdym przelewem
Weryfikacja biała lista to sprawdzenie, czy rachunek sprzedawcy figuruje w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Oplacam robi to dla każdej faktury z KSeF na dzień zapłaty, zapisuje potwierdzenie z identyfikatorem do faktury i oznacza rachunki spoza wykazu, zanim trafią do paczki przelewów.
- 1Po co sprawdzać rachunek przed przelewem
- 2Sprawdzenie na dzień zapłaty
- 3Co widzisz po sprawdzeniu
- 4Potwierdzenie do akt
- 5Biała lista razem z pozostałymi kontrolami
Po co sprawdzać rachunek przed przelewem
Wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, publikuje Ministerstwo Finansów. Zawiera numery rachunków, które podatnicy zgłosili do rejestru. Według obecnych przepisów płatność powyżej 15 000 zł na rachunek, którego nie ma w wykazie, oznacza brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych w podatkach dochodowych oraz solidarną odpowiedzialność nabywcy za VAT niezapłacony przez sprzedawcę.
Dla firmy, która płaci setki faktur miesięcznie, to ryzyko ukryte w rutynie. Jedna zmiana rachunku u kontrahenta, jeden przepisany numer z literówką i płatność trafia poza wykaz. Dlatego sprawdzenie musi odbyć się każdorazowo, a nie raz przy zakładaniu kontrahenta.
Sprawdzenie na dzień zapłaty
Status rachunku zmienia się w czasie, więc liczy się stan na dzień wykonania przelewu, nie na dzień wystawienia faktury. Oplacam odpytuje publiczny wykaz po numerze NIP sprzedawcy i porównuje wynik z rachunkiem z faktury. Robi to w chwili przygotowania paczki.
Każde sprawdzenie dostaje datę i identyfikator potwierdzenia, które zapisujemy przy fakturze. Jeżeli paczka czeka kilka dni na akceptację, przed wygenerowaniem pliku sprawdzamy rachunek ponownie.
Wynik widzisz na karcie przelewu obok kwoty i tytułu. Pełną ścieżkę pokazuje strona jak to działa.
Co widzisz po sprawdzeniu
Każda pozycja dostaje jeden z trzech stanów. Dzięki temu wiesz, co możesz zatwierdzić od razu, a co wymaga Twojej uwagi.
- rachunek znajduje się w wykazie, pozycja trafia do paczki
- rachunku nie ma w wykazie, pozycja jest oznaczona i czeka na Twoją decyzję
- brak jednoznacznego wyniku, na przykład gdy sprzedawca nie jest podatnikiem VAT czynnym, pozycja jest oznaczona do oceny
Dla kwot powyżej 15 000 zł oznaczenie jest wyraźniejsze, bo to wtedy przepisy podatkowe przewidują opisane skutki. Poniżej progu decyzja należy do Ciebie, ale informacja jest ta sama.
Potwierdzenie do akt
Do każdej faktury zapisujemy wynik weryfikacji z datą i identyfikatorem. Przy kontroli skarbowej albo audycie masz dowód, że rachunek został sprawdzony przed zapłatą. Zestawienie potwierdzeń możesz wyeksportować razem z paczką, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto zatwierdził płatność.
To rozwiązanie pomaga udokumentować należytą staranność, ale nie zastępuje oceny prawnej w konkretnej sprawie. W razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.
Obieg akceptacji przed zapłatą opisuje strona obieg faktur kosztowych.
Biała lista razem z pozostałymi kontrolami
Rachunek to jedna z sześciu kontroli przed przelewem. Obok niej sprawdzamy podzieloną płatność, numer KSeF w tytule, duplikaty, zmianę rachunku kontrahenta i termin. Wszystkie wyniki trafiają do jednej paczki, którą opisuje strona paczka przelewów.
Kontrola płatności w mechanizmie podzielonej płatności jest opisana na stronie przelewy split payment, a ogólne podejście do wpisu o rachunkach na liście znajdziesz w artykule biała lista przed przelewem ponad 15 tys.
faq
Czy sprawdzenie na białej liście jest wykonywane przy każdej płatności?
Tak. Rachunek sprawdzamy na dzień zapłaty dla każdej faktury w paczce, a wynik zapisujemy z datą i identyfikatorem potwierdzenia.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma w wykazie?
Pozycja jest oznaczona i nie trafia do paczki bez Twojej decyzji. Możesz poprosić kontrahenta o potwierdzenie rachunku albo wstrzymać płatność.
Czy wynik sprawdzenia zastępuje doradcę podatkowego?
Nie. Zapisujemy potwierdzenie z publicznego wykazu, ale ocena skutków podatkowych w konkretnej sprawie należy do Ciebie i Twojego doradcy.