Oplacam

Obieg faktur kosztowych od odbioru w KSeF do zatwierdzonego przelewu

Obieg faktur kosztowych to droga faktury od odbioru w KSeF, przez weryfikację i akceptację, do zapłaty. W Oplacam każda faktura ma status: pobrana z KSeF, sprawdzona, zaakceptowana, opłacona. Akceptują osoby wskazane według progów kwotowych, a dziennik zdarzeń pokazuje, kto i kiedy zatwierdził płatność.

Cztery etapy faktury kosztowej

Faktura kosztowa przechodzi przez te same etapy, niezależnie od tego, czy firma płaci pięćdziesiąt, czy tysiąc faktur miesięcznie. Różnica jest w tym, czy etapy są uporządkowane, czy rozproszone między skrzynką, arkuszem i bankowością.

  • pobrana z KSeF, czyli odebrana i odczytana ze struktury XML
  • sprawdzona, czyli z zweryfikowanym rachunkiem, MPP, numerem KSeF i kontrolą duplikatów
  • zaakceptowana przez osobę uprawnioną
  • opłacona, czyli ujęta w paczce zaimportowanej do banku

Status widzisz przy każdej fakturze, więc wiesz, co czeka na decyzję, a co jest gotowe do zapłaty. Odbiór faktur opisujemy na stronie pobieranie faktur z KSeF.

Akceptacja przed zapłatą

W planie Zespół faktura przed zapłatą trafia do osoby, która ją zatwierdza. Możesz ustawić, kto akceptuje które faktury, według kwoty, kontrahenta albo działu. Mała faktura może iść po jednej akceptacji, a większa po dwóch.

Akceptacja jest oddzielona od przygotowania paczki. Osoba, która zatwierdza fakturę merytorycznie, nie musi mieć uprawnień do pobrania pliku do banku. Oddzielenie tych ról zmniejsza ryzyko błędu i nadużycia.

Faktury, które nie przeszły kontroli, na przykład ze zmienionym rachunkiem kontrahenta, wracają do akceptującego z wyraźnym oznaczeniem.

Role i progi kwotowe

Role w Oplacam odpowiadają temu, jak naprawdę wygląda płacenie faktur w firmie. Każdy użytkownik widzi tylko to, co mu potrzebne.

rolaco może robić
przeglądającywidzi faktury i statusy, nie zatwierdza płatności
akceptującyzatwierdza faktury w ramach przypisanych progów kwotowych
płatnikprzygotowuje paczkę z zaakceptowanych faktur i pobiera plik do banku
administratorzarządza użytkownikami, progami i tokenem KSeF

Progi kwotowe ustawiasz sam. Faktury powyżej wybranej kwoty wymagają akceptacji osoby z wyższą rolą.

Kontrole w obiegu

Obieg bez kontroli to tylko kolejka. W Oplacam zatwierdzenie faktury idzie w parze z weryfikacją, która dzieje się przed Twoją decyzją.

  • sprawdzenie rachunku w wykazie, opisane na stronie weryfikacja biała lista
  • wykrycie podzielonej płatności, opisane na stronie przelewy split payment
  • kontrola duplikatów, czyli ta sama faktura przesłana dwa razy lub dodana z KSeF i z pliku
  • alert o zmianie rachunku kontrahenta względem wcześniejszych płatności

Dzięki temu akceptujący widzi nie tylko kwotę, ale też stan kontroli.

Dziennik zdarzeń i audyt

Każda akcja zostawia ślad: kto odebrał fakturę, kto ją zaakceptował, kto przygotował paczkę i kiedy. Dziennik zdarzeń jest dostępny dla administratora, a w planie Korporacja możesz go wyeksportować. Przy audycie albo kontroli odtworzysz historię każdej płatności.

To odpowiedź na pytanie zarządu, kto zatwierdził przelew, i na pytanie księgowej, dlaczego faktura nie została zapłacona w terminie. Ochronę danych i tokenu opisuje strona bezpieczeństwo.

Biura rachunkowe prowadzą taki obieg dla wielu klientów w jednym panelu, jak opisuje strona dla biur rachunkowych. Gotową paczkę do banku opisuje strona paczka przelewów.

faq

Czy obieg faktur kosztowych jest dostępny w każdym planie?

Akceptacja z progami kwot, role i kontrola zmian rachunku są w planie Zespół i wyżej. Plan Firma obejmuje odbiór, kontrolę i paczki przelewów dla jednego NIP.

Czy akceptujący musi mieć dostęp do banku?

Nie. Akceptujący zatwierdza fakturę w Oplacam, a plik do banku pobiera i importuje osoba z rolą płatnika. Nie prosimy o dostęp do konta bankowego.

Co z fakturami spoza KSeF w obiegu?

W planie Zespół i wyżej faktury zagraniczne, PDF i skany wchodzą do tego samego obiegu. Opisuje to strona ocr faktur.