KSeF dla biura rachunkowego, wiele NIP w jednym panelu
KSeF dla biura rachunkowego w Oplacam oznacza jeden panel, w którym obsługujesz do 30 NIP klientów, a faktury kosztowe każdego z nich zamieniają się w osobną, sprawdzoną paczkę przelewów. Plan Biuro kosztuje 990 zł netto miesięcznie. Plik do banku importuje i zatwierdza klient albo osoba, której biuro powierzyło płatności.
- 1Faktury kosztowe wielu klientów w jednym miejscu
- 2Plan Biuro dla do 30 NIP klientów
- 3Sprawdzenie, które biuro robi dla każdego klienta
- 4Kto akceptuje, a kto płaci
- 5Czy muszę mieć osobne konto dla każdego klienta
Faktury kosztowe wielu klientów w jednym miejscu
Biuro rachunkowe odbiera faktury z KSeF dla wielu podmiotów naraz. Każdy klient ma inny termin płatności, inny rachunek bankowy, inne zasady akceptacji i własny bank. Przepisywanie przelewów z faktur wymaga skupienia, a pomyłka w jednym numerze rachunku kosztuje klienta pieniądze i czas księgowej.
Oplacam porządkuje tę pracę. Dla każdego NIP prowadzisz osobną przestrzeń z fakturami, statusami i paczkami. Nic nie miesza się między klientami, a przełączanie między nimi to jedno kliknięcie w panelu.
- jeden login biura i wiele NIP klientów,
- osobna lista faktur i osobne ustawienia dla każdego klienta,
- osobna paczka przelewów, czyli plik dla banku danego klienta,
- statusy faktur w czterech krokach: pobrana z KSeF, sprawdzona, zaakceptowana, opłacona.
Plan Biuro dla do 30 NIP klientów
Plan Biuro obejmuje do 30 NIP klientów, faktury bez limitu w granicach przepustowości KSeF, paczki przelewów dla każdego klienta oraz eksport do programu księgowego. Cena to 990 zł netto miesięcznie plus 23 procent VAT, a przy płatności rocznej 5 940 zł netto, czyli 495 zł miesięcznie. Dostajesz fakturę VAT.
Do odbioru faktur używasz tokenu KSeF z uprawnieniem wyłącznie do odczytu faktur, więc biuro nie dostaje możliwości wystawiania ani zmiany dokumentów. Szczegóły odbioru opisuje strona o ksef faktury zakupowe, a zasady przechowywania tokenu strona o bezpieczeństwie tokenu KSeF. Biura z klientami z branży wykonawczej znajdą przykład na stronie KSeF dla firm budowlanych, a z branży przewozowej na stronie KSeF dla firm transportowych.
| element | co obejmuje plan Biuro |
|---|---|
| liczba NIP klientów | do 30 |
| faktury | bez limitu w granicach przepustowości KSeF |
| paczki przelewów | osobne dla każdego klienta |
| formaty plików do banku | Elixir-O, CSV, XML ISO 20022 |
| eksport do programu księgowego | CSV i XML |
| cena | 990 zł netto miesięcznie, 5 940 zł netto rocznie |
Sprawdzenie, które biuro robi dla każdego klienta
Przed dodaniem przelewu do paczki Oplacam wykonuje te same kontrole dla każdego NIP. Dzięki temu biuro nie musi pamiętać o szczegółach przepisów przy każdej fakturze, a klient dostaje paczkę, którą można zatwierdzić bez dopisywania poprawek.
- rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów, sprawdzany na dzień zapłaty (zobacz weryfikacja biała lista),
- wykrycie podzielonej płatności i wyliczenie kwoty VAT w osobnej paczce (zobacz przelewy split payment),
- numer KSeF wpisany do tytułu przelewu (zobacz numer ksef w przelewie),
- duplikaty faktur i zmiana rachunku kontrahenta względem wcześniejszych płatności,
- termin płatności, tak aby paczka zawierała tylko to, co przypada na dany dzień.
Według obecnych przepisów płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu oznacza brak kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT. To ryzyko klienta, ale pierwszą osobą, która je zauważa, jest księgowa biura.
Kto akceptuje, a kto płaci
Biuro często przygotowuje płatności, a decyzję o zapłacie podejmuje klient. W Oplacam te role są rozdzielone. Księgowa biura przygotowuje paczkę, a akceptacja odbywa się według ustawionych ról i progów kwot, zanim plik trafi do pobrania. Dziennik zdarzeń zapisuje, kto i kiedy zaakceptował daną fakturę.
Plik do banku importuje i zatwierdza klient w swojej bankowości firmowej. Nie prosimy o dostęp do konta bankowego, więc biuro nie przejmuje odpowiedzialności za środki klienta. Jeżeli klient korzysta z kilku rachunków, paczkę przygotujesz osobno dla każdego z nich.
Faktury, które nie pochodzą z KSeF, na przykład zagraniczne albo przysłane jako skan, odczytuje ocr faktur dostępny w planach Zespół i wyższych. Trafiają do tej samej paczki co faktury z KSeF.
Czy muszę mieć osobne konto dla każdego klienta
Nie. Jedno konto biura obsługuje do 30 NIP klientów w planie Biuro. Każdy klient ma własną przestrzeń z fakturami i paczkami.
Co, jeśli obsługuję więcej niż 30 podmiotów
Plan Biuro obejmuje do 30 NIP. Dla większej grupy podmiotów jest plan Korporacja od 2 490 zł netto miesięcznie, który obejmuje grupę spółek, SSO i uprawnienia według spółek.
Czy klient musi dać biuru dostęp do swojego banku
Nie. Oplacam tworzy plik, a klient importuje go i zatwierdza w swoim banku. Biuro nie potrzebuje dostępu do rachunku.
Czy mogę wyeksportować dane do programu księgowego
Tak. Plan Biuro zawiera eksport do programu księgowego w formatach CSV i XML. Opis formatów znajdziesz na stronie integracje z KSeF.
Czy jest umowa na czas określony
Abonament jest miesięczny albo roczny, z fakturą VAT, a rezygnacja obowiązuje na koniec okresu.