KSeF przelewy krok po kroku, od faktury do pliku dla banku
KSeF przelewy w Oplacam powstają w pięciu krokach: faktura trafia do systemu, jest sprawdzana, akceptowana, zamieniana w plik przelewów, a Ty importujesz go i zatwierdzasz w swoim banku. Każdy krok ma osobny ekran i status faktury: pobrana z KSeF, sprawdzona, zaakceptowana, opłacona.
Faktura trafia do panelu
Pierwszy ekran to lista faktur kosztowych. Faktury z KSeF pobieramy tokenem z uprawnieniem wyłącznie do odczytu, więc Oplacam nie może niczego wystawić ani zmienić. Możesz też wrzucić pojedynczy plik XML albo PDF bezpośrednio na kartkę dokumentu na stronie głównej, bez zakładania konta.
Na liście widzisz sprzedawcę, numer faktury, kwotę, termin płatności i status. Plik XML w schemacie FA(3) czytamy bez zgadywania, a faktury spoza KSeF odczytuje ocr faktur w planie Zespół i wyższych. Szczegóły odbioru opisuje strona o ksef faktury zakupowe.
- lista faktur z filtrami po statusie i terminie,
- podgląd faktury w czytelnej wizualizacji (zobacz wizualizacja faktury KSeF),
- numer KSeF zapisany przy każdej fakturze.
Sprawdzenie rachunku, podzielonej płatności i duplikatów
Drugi ekran pokazuje wynik kontroli faktury. Przy każdej fakturze widzisz pięć pozycji: odczyt faktury, numer KSeF, biała lista VAT, podzielona płatność i przelew. Oplacam sprawdza rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów na dzień zapłaty i zapisuje potwierdzenie do faktury.
Wykrywamy też oznaczenie podzielonej płatności, kwotę podatku do zapłaty osobnym przelewem oraz duplikat faktury i zmianę rachunku kontrahenta względem poprzednich płatności. Według obecnych przepisów płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu oznacza brak kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT, więc status rachunku widać wyraźnie przed akceptacją.
Szerzej: weryfikacja biała lista oraz przelewy split payment.
Kto zatwierdza zapłatę
Trzeci ekran to akceptacja. Faktura, która przeszła kontrolę, czeka na decyzję osoby z odpowiednią rolą. W planie Zespół ustawiasz progi kwot: drobne faktury akceptuje księgowa, większe właściciel albo dyrektor finansowy. Każda decyzja trafia do dziennika zdarzeń z datą i nazwą użytkownika.
Dzięki temu płatność nie wychodzi bez wiedzy osoby odpowiedzialnej, a przy audycie widać, kto zaakceptował daną fakturę. Zasady obiegu opisuje strona o obiegu faktur kosztowych.
Paczka przelewów gotowa do importu
Czwarty ekran to karta przelewu i plik. Dla każdej zaakceptowanej faktury widzisz odbiorcę, rachunek, kwotę, tytuł z numerem KSeF, datę płatności i informację o podzielonej płatności. Z wybranych przelewów powstaje plik w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022. Przelewy z podzieloną płatnością trafiają do osobnej paczki.
| format | do czego służy |
|---|---|
| Elixir-O | import przelewów w wielu systemach bankowości firmowej |
| CSV | import tam, gdzie bank przyjmuje plik tabelaryczny, oraz kontrola w arkuszu |
| XML ISO 20022 | import w bankach, które przyjmują przelewy w tym standardzie |
Przed pobraniem widzisz podgląd pierwszych linii pliku. Opis plików znajdziesz na stronie o paczce przelewów, a o tytule przelewu na stronie numer ksef w przelewie.
Import i zatwierdzenie w Twoim banku
Ostatni krok wykonujesz poza Oplacam. Importujesz plik w bankowości firmowej, sprawdzasz listę przelewów i zatwierdzasz je swoim sposobem autoryzacji. Nie prosimy o dostęp do konta bankowego, hasła ani o dane autoryzacyjne. Oplacam nigdy nie wysyła przelewu w Twoim imieniu.
Po zapłacie oznaczasz faktury jako opłacone, a status w panelu się zamyka. Instrukcja importu dla pliku znajduje się w panelu przy każdej paczce. Jeśli korzystasz z kilku rachunków albo obsługujesz wielu klientów, przygotujesz osobne paczki, co opisuje strona dla biur rachunkowych.
Ile czasu zajmuje przygotowanie paczki
Odczyt i kontrola pojedynczej faktury trwają kilka sekund. Paczka powstaje po akceptacji faktur, więc czas zależy od tego, jak szybko osoby z rolami zatwierdzą płatności.
Czy mogę zapłacić tylko część faktur
Tak. Do pliku trafiają wybrane i zaakceptowane faktury. Pozostałe czekają w panelu ze swoim statusem.
Czy Oplacam wysyła przelewy do banku
Nie. Tworzymy plik, który importujesz i zatwierdzasz w bankowości firmowej.