KSeF faktury zakupowe pobierane tokenem według harmonogramu
KSeF faktury zakupowe to faktury, które dostawcy wystawili na Twoją firmę, a które czekają w Krajowym Systemie e-Faktur. W Oplacam pobierasz je tokenem KSeF z uprawnieniem tylko do odczytu, według harmonogramu synchronizacji, a każda pobrana faktura trafia na listę do sprawdzenia i zapłaty. Ksef pobieranie faktur zakupowych przestaje być ręczną czynnością.
- 1Dostawca wystawia, Ty odbierasz
- 2Token KSeF z uprawnieniem tylko do odczytu
- 3Harmonogram synchronizacji faktur zakupowych
- 4Pobranie to początek, produktem jest zapłata
- 5Ile faktur zakupowych obsłużysz w planie
Dostawca wystawia, Ty odbierasz
W modelu KSeF faktura nie jest wysyłana mailem do nabywcy. Sprzedawca wystawia ją w systemie, a system nadaje jej numer KSeF. Nabywca widzi fakturę po stronie swojego NIP i może ją pobrać. Według obecnych przepisów obowiązek odbioru faktur dotyczy dużych podatników od 1 lutego 2026, a pozostałych od 1 kwietnia 2026.
Dla działu finansów oznacza to nowy rytm pracy. Faktury nie przychodzą w skrzynce, tylko trzeba je odebrać z systemu, a potem opłacić w terminie. Opis obowiązku i dalszych kroków znajdziesz na stronie odbieranie faktur ksef.
Token KSeF z uprawnieniem tylko do odczytu
Połączenie z KSeF odbywa się tokenem, który generujesz w systemie dla swojego NIP. Dla Oplacam wystarczy token z uprawnieniem wyłącznie do przeglądania faktur. Nie wystawiamy faktur w Twoim imieniu i nie zmieniamy niczego w KSeF.
- Generujesz token w KSeF i nadajesz mu uprawnienie do odczytu faktur.
- Wklejasz token w panelu Oplacam, w ustawieniach wybranego NIP.
- Token jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej, a każde użycie trafia do dziennika zdarzeń.
- Token możesz w każdej chwili unieważnić w KSeF, a połączenie przestaje działać.
Zasady bezpieczeństwa opisujemy szerzej w dziale o bezpieczeństwie tokenu.
Harmonogram synchronizacji faktur zakupowych
Po podłączeniu tokenu Oplacam synchronizuje faktury według harmonogramu, który ustawiasz w panelu dla każdego NIP. Przy każdej synchronizacji pobieramy nowe faktury zakupowe, a te, które już mamy, zostają bez zmian, więc nic się nie dubluje.
| Element | Jak działa |
|---|---|
| Zakres pobierania | nowe faktury zakupowe dla wybranego NIP od ostatniej synchronizacji |
| Harmonogram | ustawiany w panelu dla każdego NIP |
| Ręczne odświeżenie | przycisk w panelu, gdy czekasz na konkretną fakturę |
| Duplikaty | ta sama faktura nie powstaje drugi raz, rozpoznajemy ją po numerze KSeF |
| Powiadomienie | nowe faktury widać na liście ze statusem „Pobrana z KSeF” |
Faktura po pobraniu przechodzi cztery statusy: pobrana, sprawdzona, zaakceptowana, opłacona. Dzięki temu w każdej chwili widzisz, co czeka na decyzję, a co jest już zapłacone.
Pobranie to początek, produktem jest zapłata
Pobrane faktury zakupowe są dla Oplacam materiałem do przygotowania przelewu. Dla każdej sprawdzamy rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów na dzień płatności, wykrywamy podzieloną płatność, wpisujemy numer KSeF do tytułu i pilnujemy duplikatów oraz zmian rachunku kontrahenta.
Z zaakceptowanych faktur powstaje paczka przelewów do importu w Twojej bankowości firmowej. Zatwierdzasz ją sam i nie prosimy o dostęp do konta. Jeśli rozważasz tańszy program do samego odbioru, porównanie znajdziesz na stronie alternatywa dla KSeF Import. Przy dużej liczbie dostawców towaru zobacz, jak to wygląda w hurtowni. Podgląd pojedynczej faktury w czytelnej formie opisaliśmy w sekcji wizualizacja faktury ksef.
Ile faktur zakupowych obsłużysz w planie
Zakres faktur zależy od planu. Firma (249 zł netto miesięcznie) obejmuje 1 NIP i 300 faktur kosztowych miesięcznie. Zespół (449 zł) do 5 NIP i 1500 faktur, razem z akceptacją i kontrolą zmian rachunku. Biuro (990 zł) do 30 NIP klientów, bez limitu faktur w granicach przepustowości KSeF. Korporacja startuje od 2490 zł netto miesięcznie. Ceny netto plus 23 procent VAT, faktura VAT. Pełne zestawienie jest w sekcji cennik.
Czy token KSeF pozwala Oplacam wystawiać faktury?
Nie. Token ma uprawnienie wyłącznie do odczytu faktur, więc nie możemy niczego wystawić ani zmienić.
Czy muszę pobierać faktury ręcznie?
Nie. Po podłączeniu tokenu synchronizacja działa według ustawionego harmonogramu, a w razie potrzeby odświeżasz listę jednym przyciskiem.