Oplacam

Odbieranie faktur KSeF od obowiązku do opłaconego przelewu

Odbieranie faktur KSeF polega na pobraniu z Krajowego Systemu e-Faktur dokumentów, które dostawcy wystawili na Twój NIP. Według obecnych przepisów obowiązek dotyczy dużych podatników od 1 lutego 2026, a pozostałych od 1 kwietnia 2026. Oplacam odbiera faktury tokenem, sprawdza je i przygotowuje przelew, który zatwierdzasz w swoim banku.

Co mówią przepisy o odbiorze faktur

W KSeF faktura jest dostępna dla nabywcy od chwili, gdy system nada jej numer KSeF. Nabywca nie dostaje jej tradycyjnie mailem, tylko widzi w systemie po swoim NIP. Terminy rozpoczęcia obowiązku zależą od wielkości podatnika: według obecnych przepisów dla dużych podatników od 1 lutego 2026, dla pozostałych od 1 kwietnia 2026.

Przepisy dotyczące szczegółów, w tym skutków dla terminów rozliczeń, warto sprawdzić w ustawie o VAT i komunikatach Ministerstwa Finansów albo omówić z księgową. Oplacam nie zastępuje porady podatkowej, ale porządkuje samą pracę z fakturami po ich odebraniu.

Data otrzymania faktury i termin płatności

Dla działu finansów liczą się dwie daty. Pierwsza to dzień, w którym faktura pojawiła się w KSeF i dostała numer. Druga to termin płatności wpisany na fakturze. Pierwsza uruchamia pracę, druga pilnuje, żeby przelew wyszedł na czas.

Oplacam zapisuje datę pobrania obok każdej faktury i podświetla zbliżające się terminy. Na liście widzisz, które faktury czekają na sprawdzenie, które na akceptację, a które są już gotowe do przelewu. Daty pobrania i terminy zostają w dzienniku zdarzeń, więc łatwo je pokazać w razie kontroli.

  • numer KSeF i numer faktury,
  • data pobrania z systemu,
  • termin płatności i kwota do zapłaty,
  • status: pobrana, sprawdzona, zaakceptowana, opłacona.
Przygotuj przelew

Pięć kroków po odebraniu faktury

Odebranie faktury to tylko pierwszy z kroków. Żeby opłacić ją bezpiecznie, trzeba jeszcze kilka rzeczy zrobić, a Oplacam robi je w jednym przebiegu.

  • Odczyt: plik XML układamy w czytelną wizualizację (zobacz wizualizacja faktury ksef).
  • Rachunek: sprawdzamy go w publicznym wykazie podatników VAT na dzień płatności i zapisujemy potwierdzenie.
  • Podzielona płatność: wykrywamy ją z oznaczenia na fakturze, kwoty i pozycji z załącznika 15 do ustawy o VAT.
  • Akceptacja: wskazana osoba zatwierdza fakturę przed zapłatą, przy większych kwotach także druga.
  • Przelew: z zaakceptowanych faktur powstaje plik do banku z numerem KSeF w tytule.

Więcej o plikach przygotowanych dla banku piszemy na stronie paczka przelewów, a o akceptacji w opisie obieg faktur kosztowych.

Przygotuj przelew

Połączenie tokenem i synchronizacja

Do odbioru potrzebujesz tokenu KSeF z uprawnieniem tylko do odczytu faktur. Generujesz go w systemie, wklejasz w panelu Oplacam, a faktury zakupowe pojawiają się na liście według harmonogramu synchronizacji. Wybierasz między narzędziami do odbioru faktur? Porównaliśmy nas z innymi na stronie alternatywa dla KSeF Import. Szczegóły tego procesu opisaliśmy w sekcji ksef faktury zakupowe.

Odbiór nie wymaga dostępu do konta bankowego ani zmian po stronie dostawców. Dostawcy wystawiają faktury w KSeF tak jak dotąd, a Ty odbierasz je w jednym miejscu. Faktury, które nie przechodzą przez KSeF, na przykład zagraniczne albo przesłane jako PDF, dodajesz przez odczyt dokumentu i trafiają do tej samej paczki.

pytania

Czy odbieranie faktur z KSeF jest płatne?

Odbiór jako taki jest dostępny w abonamencie Oplacam od 249 zł netto miesięcznie (plan Firma), razem ze sprawdzaniem rachunków i przygotowaniem przelewów. Ceny netto plus 23 procent VAT, faktura VAT. Szczegóły w sekcji cennik.

Czy odbieranie faktur KSeF oznacza, że faktura jest już zapłacona?

Nie. Odebrana faktura czeka na sprawdzenie, akceptację i przelew. Status „Opłacona” ustawiasz po zatwierdzeniu przelewu w banku.

Czy muszę odbierać każdą fakturę osobno?

Nie. Faktury pobierają się według harmonogramu, a przelewy z kilku faktur łączysz w jedną paczkę.