Pytania o płatności faktur KSeF i odpowiedzi
Pytania o płatności faktur KSeF dotyczą zwykle tego, czy trzeba dać dostęp do banku, jaki token wygenerować i jak sprawdzić rachunek kontrahenta. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze z nich, od konta bankowego, przez białą listę i MPP, po plany i rezygnację. Oplacam przygotowuje paczkę przelewów, a Ty zatwierdzasz ją w swoim banku.
Konto bankowe i bezpieczeństwo
Czy macie dostęp do mojego konta bankowego?
Nie. Oplacam tworzy plik przelewów, który importujesz i zatwierdzasz w bankowości firmowej. Nie prosimy o login, hasło ani dostęp do konta, a przelew wychodzi dopiero po Twojej autoryzacji w banku.
Jak zabezpieczone są moje dane?
Token KSeF i dane faktur są szyfrowane, a dostęp w koncie reguluje system ról. Każde działanie zapisujemy w dzienniku zdarzeń. Twoje dane zostają Twoje, a szczegóły opisujemy na stronie bezpieczeństwo tokenu KSeF.
Jaki token KSeF jest potrzebny?
Potrzebujesz tokenu z uprawnieniem wyłącznie do przeglądania faktur. Generujesz go w aplikacji podatnika KSeF w ustawieniach tokenów, wybierasz zakres odczytu faktur i wklejasz go w Oplacam. Token nie pozwala wystawiać ani zmieniać faktur.
Jak działają role użytkowników?
W planie Zespół i wyżej przypisujesz role: przygotowujący płatności, akceptujący i przeglądający. Osoba przygotowująca nie może zatwierdzić własnej paczki, jeśli ustawisz próg kwotowy wymagający akceptacji.
Kontrola przed przelewem
Jak działa biała lista VAT?
Oplacam sprawdza rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT na dzień zapłaty i zapisuje potwierdzenie przy fakturze. Według obecnych przepisów płatność powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu oznacza brak kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT. Więcej w opisie weryfikacji białej listy.
Czy MPP jest wykrywane automatycznie?
Tak. Oplacam rozpoznaje podzieloną płatność z oznaczenia na fakturze, kwoty i pozycji z załącznika 15 do ustawy o VAT. Faktury z MPP trafiają do osobnej paczki z kwotą VAT wydzieloną. Zasady opisujemy na stronie przelewy split payment.
Dlaczego numer KSeF jest w tytule przelewu?
Według obecnych przepisów numer KSeF wpisuje się w tytule przelewu w płatnościach z MPP od 2026 roku, a w pozostałych od 1 stycznia 2027. Oplacam wstawia numer do tytułu każdego przelewu, więc nie przepisujesz go ręcznie. Szczegóły są na stronie numer KSeF w przelewie.
Jak działa kontrola duplikatów?
Oplacam porównuje numer KSeF, sprzedawcę, numer faktury i kwotę z fakturami już zapłaconymi albo dodanymi do paczki. Gdy znajdzie powtórzenie, oznacza fakturę i nie dodaje jej do przelewu, dopóki jej nie potwierdzisz.
Co się dzieje, gdy kontrahent zmieni rachunek?
Oplacam porównuje rachunek z faktury z rachunkiem użytym przy poprzednich płatnościach do tego sprzedawcy. Zmianę oznaczamy wyraźnie i wymagamy potwierdzenia przed dodaniem przelewu do paczki.
Faktury i formaty
Czym to się różni od aplikacji Ministerstwa Finansów albo programu do faktur?
Aplikacja Ministerstwa Finansów i programy do faktur pobierają i pokazują fakturę. Oplacam idzie dalej, bo przygotowuje i sprawdza zapłatę: rachunek, MPP, numer KSeF, duplikaty i gotowy plik dla banku.
Co z fakturami spoza KSeF, na przykład zagranicznymi albo w PDF?
W planie Zespół i wyżej działa odczyt OCR faktur spoza KSeF, w tym PDF i skanów. Takie faktury trafiają do tej samej paczki przelewów co faktury z KSeF. Opisujemy to na stronie OCR faktur.
Jak działa OCR i czy muszę sprawdzać jego wynik?
OCR odczytuje sprzedawcę, numer faktury, kwoty, termin i rachunek. Wynik pokazujemy obok obrazu dokumentu, a Ty zatwierdzasz go przed dodaniem do paczki, co chroni przed pomyłką przy słabej jakości skanu.
Które banki przyjmą plik?
Plik przygotowujemy w formatach Elixir-O, CSV i XML ISO 20022, które importuje się w bankowości firmowej. W panelu znajdziesz instrukcję importu. Opis formatów jest na stronie paczka przelewów.
Czy muszę przepisywać numer KSeF?
Nie. Oplacam pobiera faktury z KSeF tokenem, więc numer KSeF jest już przy fakturze i trafia do tytułu przelewu. Jak odczytać numer ręcznie, opisujemy we wpisie na blogu.
Plany i rozliczenia
Ile kosztuje Oplacam i czy jest umowa?
Abonament kosztuje od 249 zł netto miesięcznie, a płatność roczna jest tańsza o 50 procent. Nie ma długoterminowej umowy, rezygnujesz na koniec opłaconego okresu. Pełny opis znajdziesz w cenniku.
Czy dostanę fakturę VAT?
Tak. Ceny są netto, doliczamy 23 procent VAT i wystawiamy fakturę VAT za każdy okres. Plan Korporacja rozliczamy z odroczonym terminem płatności.
Jak zrezygnować z abonamentu?
Rezygnujesz w ustawieniach konta albo mailowo na [email protected]. Rezygnacja działa na koniec opłaconego okresu, do tego dnia masz pełny dostęp do planu.
Jakie są limity planów?
Plan Firma obejmuje 1 NIP, 300 faktur miesięcznie i dwóch użytkowników. Zespół to do 5 NIP, 1 500 faktur i dziesięciu użytkowników. Biuro obsługuje do 30 NIP klientów bez limitu faktur w granicach przepustowości KSeF, a Korporacja grupę spółek.
Czy biuro rachunkowe może obsłużyć klientów?
Tak. Plan Biuro daje do 30 NIP klientów w jednym panelu i osobną paczkę przelewów dla każdego z nich. Opisujemy to na stronie ksef dla biura rachunkowego.