OCR faktur spoza KSeF, PDF i skany w tej samej paczce
OCR faktur w Oplacam odczytuje faktury, których nie ma w KSeF, czyli dokumenty zagraniczne, pliki PDF i skany, i dodaje je do tej samej paczki przelewów co faktury z systemu. Odczyt jest dostępny w planie Zespół za 449 zł netto miesięcznie i w planach wyższych. Wynik sprawdzasz w wizualizacji przed zatwierdzeniem.
- 1Faktury, które nie przychodzą przez KSeF
- 2Od pliku do pól, które możesz poprawić
- 3Te same sprawdzenia co przy fakturach z KSeF
- 4Faktury z KSeF i spoza KSeF w jednym pliku
- 5Czy odczyt jest dostępny w planie Firma
Faktury, które nie przychodzą przez KSeF
Nie każda faktura kosztowa pochodzi z KSeF. Firma dostaje dokumenty od zagranicznych dostawców, rachunki w PDF, skany od kontrahentów, którzy nie wystawiają faktur ustrukturyzowanych, a także paragony i inne dowody zakupu. Takie dokumenty też trzeba opłacić, najlepiej razem z resztą zobowiązań.
OCR to rozpoznawanie tekstu z obrazu albo z pliku PDF. W Oplacam odczyt zamienia dokument na te same pola, które znasz z faktury z KSeF: sprzedawca, numer faktury, kwoty, waluta, termin płatności i rachunek. Dalej dokument przechodzi tę samą drogę co każdy inny.
- faktury zagraniczne w PDF,
- skany i zdjęcia dokumentów,
- faktury w PDF od kontrahentów spoza KSeF,
- rachunki i inne dowody zakupu z kwotą i terminem.
Od pliku do pól, które możesz poprawić
Wrzucasz plik PDF albo obraz. Oplacam odczytuje dane i pokazuje je obok podglądu dokumentu. Widzisz, co zostało rozpoznane, i możesz poprawić każde pole, zanim faktura trafi dalej. Odczyt maszynowy bywa niedokładny przy słabym skanie, dlatego poprawka człowieka jest częścią ścieżki, a nie wyjątkiem.
Najpierw sprawdzasz pola, które decydują o przelewie: numer rachunku, kwotę i termin. Po zatwierdzeniu pól dokument dostaje status sprawdzonej faktury, a przelew trafia do paczki. Faktury ustrukturyzowane z KSeF nie wymagają odczytu, bo ich dane są zapisane w pliku XML i czytamy je bez zgadywania. Opisuje to strona o wizualizacji faktury KSeF.
Te same sprawdzenia co przy fakturach z KSeF
Odczytana faktura przechodzi te same kontrole co faktura pobrana z systemu. Różnica dotyczy numeru KSeF, którego dokument spoza systemu nie ma, więc w tytule przelewu zapisujemy dane identyfikujące fakturę, czyli jej numer.
- rachunek sprzedawcy polskiego sprawdzany w publicznym wykazie podatników VAT (zobacz weryfikacja biała lista),
- kontrola duplikatów, także względem faktur z KSeF,
- zmiana rachunku kontrahenta względem wcześniejszych płatności,
- termin płatności i kwota do zapłaty,
- oznaczenie podzielonej płatności, gdy dotyczy dokumentu (zobacz przelewy split payment).
Faktury w walutach obcych zachowują walutę z dokumentu, a rachunek zagraniczny jest zapisywany w formacie, który przyjmie import w Twoim banku. O tym, jak traktować faktury zagraniczne w kontekście systemu, piszemy we wpisie o fakturach zagranicznych i KSeF.
Faktury z KSeF i spoza KSeF w jednym pliku
Dla działu finansów liczy się jedna lista zobowiązań do zapłaty. W Oplacam dokumenty z KSeF i dokumenty odczytane z PDF albo skanów trafiają na tę samą listę, z tymi samymi statusami: pobrana, sprawdzona, zaakceptowana, opłacona. Akceptacja według ról i progów kwot działa tak samo dla wszystkich.
Z zaakceptowanych faktur powstaje paczka przelewów w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022. Importujesz ją w bankowości firmowej i zatwierdzasz sam. Nie prosimy o dostęp do konta bankowego.
| plan | odczyt faktur spoza KSeF |
|---|---|
| Firma, 249 zł netto miesięcznie | nie |
| Zespół, 449 zł netto miesięcznie | tak |
| Biuro, 990 zł netto miesięcznie | tak |
| Korporacja, od 2 490 zł netto miesięcznie | tak |
Czy odczyt jest dostępny w planie Firma
Nie. Odczyt faktur spoza KSeF jest częścią planu Zespół i planów wyższych. Plan Firma obejmuje faktury pobrane z KSeF.
Czy muszę poprawiać każdą fakturę ręcznie
Nie. Pola odczytane poprawnie zatwierdzasz jednym kliknięciem. Poprawiasz tylko to, co rozpoznano błędnie, szczególnie numer rachunku, kwotę i termin.
Czy odczyt działa na zdjęciu z telefonu
Tak, jeśli tekst na zdjęciu jest czytelny. Przy słabej jakości pola zostaną puste albo wymagające poprawki, a Ty widzisz to przed zatwierdzeniem.
Co z fakturami w obcej walucie
Waluta zostaje taka, jak na dokumencie. Plik do banku przygotowujemy w formacie, który importujesz w swojej bankowości firmowej.