Które faktury zagraniczne nie trafiają do KSeF
KSeF służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych między podatnikami działającymi w polskim systemie. Zagraniczny dostawca, który nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie wystawia faktur w KSeF. Jego dokument ma formę, jaką stosuje u siebie, czyli zwykle PDF o układzie zależnym od kraju.
Dotyczy to wielu codziennych zakupów firmy:
- usług oprogramowania i hostingu od dostawców spoza Polski,
- reklam internetowych rozliczanych przez zagraniczne platformy,
- towarów kupowanych od dostawców z innych państw Unii,
- transportu i spedycji realizowanych przez zagraniczne firmy,
- subskrypcji i licencji, w tym fakturowanych w euro albo dolarach.
Granica bywa jednak mniej oczywista, niż się wydaje. Zagraniczna firma może mieć w Polsce oddział albo wystawiać faktury przez polski podmiot, a wtedy dokument może trafić do KSeF. Dlatego nie zakładaj z góry, że wszystko od zagranicznych marek omija system. Zasady dotyczące konkretnych przypadków sprawdzaj w aktualnych komunikatach Ministerstwa Finansów albo u doradcy podatkowego.
Dwa strumienie faktur w jednym dziale finansów
W praktyce dział finansów obsługuje dwa strumienie. Pierwszy to faktury z KSeF, które mają stały format XML, numer KSeF i dokładnie opisane pola. Drugi to dokumenty zagraniczne i krajowe poza KSeF, które trzeba odczytać z pliku albo obrazu.
Dla pierwszego strumienia automatyzacja jest prosta, bo dane są ustrukturyzowane. Opisujemy to w materiale o odbiorze faktur zakupowych z KSeF. Drugi strumień wymaga odczytu z dokumentu, w którym te same dane stoją w różnych miejscach. W Oplacam służy do tego funkcja odczytu faktur spoza KSeF, dostępna w planie Zespół, która wydobywa z PDF i skanu sprzedawcę, kwotę, walutę, termin i numer rachunku.
Ważne jest, żeby oba strumienie trafiały do jednej listy do zapłaty. Gdy faktury leżą w dwóch miejscach, rośnie ryzyko, że termin zapłaty zagranicznego dostawcy zostanie pominięty albo ten sam dokument zostanie zapłacony dwa razy, raz z PDF i raz po ponownym przesłaniu przez dostawcę.
Jak opłacić fakturę zagraniczną
Płatność za granicę różni się od krajowego przelewu w kilku punktach. Rachunek dostawcy ma zazwyczaj format IBAN, a bank potrzebuje także kodu BIC albo SWIFT. Waluta bywa inna niż złoty, a koszty przelewu zależą od trybu i banku. Faktura zawiera zwykle sumę w walucie dostawcy, więc przeliczenie na złote następuje dopiero w banku.
Należy też pamiętać o różnicach prawnych względem płatności krajowych. Wykaz podatników VAT dotyczy polskich podatników, więc zagraniczny rachunek nie podlega kontroli białej listy w taki sam sposób. Mechanizm podzielonej płatności również dotyczy transakcji krajowych. Rozliczenie VAT od importu usług i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów odbywa się u nabywcy, więc faktura zagraniczna wymaga innego opisu w księgach niż krajowa. To zagadnienie dla księgowej, a nie dla narzędzia do płatności, dlatego w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą.
Format pliku do importu w bankowości zależy od banku. Elixir-O dotyczy przelewów krajowych w złotych, a dla przelewów zagranicznych banki mają własne formaty. Oplacam przygotowuje dane faktur i listę do zapłaty, a sposób wykonania przelewu zagranicznego firma ustala ze swoim bankiem.
Kontrola faktur zagranicznych przed zapłatą
Brak numeru KSeF nie oznacza braku kontroli. Faktury z zagranicy są wrażliwe na kilka typowych ryzyk, które warto sprawdzać zawsze przed zapłatą.
- Zmiana rachunku dostawcy. Wiadomość o nowym numerze IBAN to klasyczny scenariusz oszustwa, więc potwierdź ją innym kanałem niż odpowiedź na ten sam e-mail.
- Duplikat. Dostawca wysyła fakturę drugi raz, czasem z innym nazwiskiem pliku, więc porównuj numer dokumentu, kwotę i datę.
- Waluta. Kwota w euro zapłacona jako kwota w złotych może oznaczać wielokrotną pomyłkę.
- Termin. Zagraniczne warunki płatności bywają liczone od daty wystawienia, a nie od daty otrzymania dokumentu.
Dobry system zapamiętuje poprzednie faktury dostawcy i pokazuje różnicę, gdy rachunek się zmienia. Dlatego w Oplacam wykrywanie duplikatów i zmian rachunku kontrahenta działa dla obu strumieni. Zasady tego typu kontroli opisujemy szerzej w tekście o obiegu faktur kosztowych.
Co z księgowaniem i dokumentami do akt
Faktura zagraniczna jest dokumentem księgowym i podlega przechowywaniu na takich samych zasadach jak inne faktury kosztowe. Nie dostaje numeru KSeF, więc w ewidencji identyfikuje ją numer dokumentu dostawcy. Dobrą praktyką jest zapisanie razem z nią informacji, kiedy została odebrana, kto ją zatwierdził i kiedy została zapłacona.
W planie Biuro dostępny jest eksport danych do programu księgowego, dzięki czemu biuro rachunkowe nie przepisuje ręcznie tych samych informacji. Opisujemy to na stronie integracji. Pamiętaj jednak, że sposób ujęcia faktury zagranicznej w księgach zależy od rodzaju transakcji i powinien być ustalony z osobą odpowiedzialną za rozliczenia podatkowe.
Jak uporządkować faktury krajowe i zagraniczne
Najprostszy porządek składa się z trzech zasad. Faktury z KSeF pobieraj automatycznie i płać na podstawie danych ustrukturyzowanych. Dokumenty zagraniczne odczytuj z pliku i wprowadzaj do tej samej listy do zapłaty. Każdą płatność poddawaj kontroli duplikatów i rachunku, niezależnie od źródła faktury. Wszystko to opisujemy według obecnych przepisów i ogólnych zasad, a w nietypowych sytuacjach najlepiej zapytać doradcę podatkowego.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda cała ścieżka od faktury do przelewu, wejdź na stronę jak to działa. Plany zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie, a odczyt faktur spoza KSeF dostępny jest od planu Zespół za 449 zł netto miesięcznie, jak pokazuje cennik.