Oplacam

KSeF dla firm budowlanych i płatności podwykonawców

KSeF dla firm budowlanych to nie tylko odbiór faktur, ale przede wszystkim bezpieczna zapłata dziesiątkom podwykonawców i dostawców materiałów. Oplacam odbiera faktury kosztowe z KSeF tokenem tylko do odczytu, sprawdza rachunek każdego kontrahenta w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, oznacza przelewy w podzielonej płatności i przygotowuje jedną paczkę do importu w banku. Plan Firma kosztuje 249 zł netto miesięcznie.

Przygotuj przelew

Dlaczego budowlanka płaci faktury trudniej niż inne branże

Firma wykonawcza dostaje w miesiącu faktury od wielu źródeł naraz: podwykonawców robót, hurtowni materiałów, wypożyczalni sprzętu, firm transportowych. Kwoty często przekraczają próg 15 000 zł brutto, a część usług budowlanych objęta jest obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności. Do tego dochodzą kontrahenci, którzy zmieniają rachunek między jedną fakturą a drugą.

Każdy z tych elementów to osobne ryzyko. Przelew na rachunek spoza białej listy przy dużej kwocie to problem w kosztach podatkowych i odpowiedzialność za VAT. Pomylona forma płatności to kolejna korekta. Gdy księgowa robi to ręcznie przy kilkudziesięciu fakturach, błąd jest kwestią czasu.

Od faktury podwykonawcy do przelewu w czterech krokach

1. Łączysz firmę z KSeF tokenem z uprawnieniem tylko do odczytu. Faktury zakupowe pojawiają się na liście według harmonogramu.

2. Oplacam sprawdza rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów i zapisuje potwierdzenie z dnia zapłaty.

3. Przelewy z podzieloną płatnością trafiają do osobnej paczki z kwotą VAT, NIP-em sprzedawcy i numerem KSeF w tytule.

4. Zaakceptowane faktury składają się w plik Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022, który importujesz i zatwierdzasz w swojej bankowości. Nie prosimy o dostęp do konta.

Co daje to firmie z wieloma podwykonawcami

  • kontrola rachunku na białej liście przed każdym przelewem, a nie raz przy zakładaniu kontrahenta
  • wykrywanie podzielonej płatności i osobna paczka dla takich przelewów
  • numer KSeF wpisany do tytułu, więc podwykonawca łatwo dopasuje wpłatę do faktury
  • wykrywanie duplikatów faktur i zmiany rachunku kontrahenta w planie Zespół
  • akceptacja z progami kwot, gdy kierownik kontraktu zatwierdza koszty, a dyrektor finansowy duże przelewy
  • eksport CSV i XML do programu księgowego

Który plan pasuje wykonawcy

Firma jednoosobowa albo mała spółka z jednym NIP i do 300 faktur miesięcznie wybiera plan Firma (249 zł netto miesięcznie). Gdy płatności akceptuje druga osoba, a faktur jest do 1 500, potrzebujesz planu Zespół (449 zł netto), który obsługuje też kilka spółek celowych do 5 NIP. Pełne porównanie planów jest w cenniku.

Biura rachunkowe prowadzące wiele firm budowlanych znajdą opis na stronie ksef dla biura rachunkowego.

Podzielona płatność i biała lista w jednym przelewie

Zasady wykrywania MPP i próg 15 000 zł brutto opisuje strona przelewy split payment. Sposób sprawdzania rachunku opisaliśmy na stronie weryfikacja biała lista, a przygotowanie pliku do banku na stronie paczka przelewów. Faktury, które nie przechodzą przez KSeF, na przykład zagraniczne albo z papierowego dokumentu, dodajesz przez odczyt dokumentu w planie Zespół i trafiają do tej samej paczki.

Przepisy o odwrotnym obciążeniu i podzielonej płatności w usługach budowlanych zależą od rodzaju usługi i stron transakcji, więc sprawę konkretnej faktury potwierdź z księgową. Oplacam nie zmienia zasad rozliczenia VAT. Pilnuje, żeby przelew był poprawnie przygotowany i sprawdzony.

Przygotuj przelew

faq

Czy KSeF obejmuje faktury od podwykonawców budowlanych?

Tak. Podwykonawcy i dostawcy wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF, a Ty odbierasz je tokenem do odczytu. Wszystkie trafiają na jedną listę i do jednej paczki przelewów.

Jak zapłacić wielu podwykonawców jednym plikiem?

Zaakceptowane faktury składają się w paczkę w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022. Importujesz ją w bankowości firmowej i zatwierdzasz u siebie, a przelewy z podzieloną płatnością są w osobnej paczce.

Czy Oplacam sprawdza rachunek podwykonawcy?

Tak. Rachunek sprzedawcy jest sprawdzany w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, a potwierdzenie zapisuje się przy fakturze.

Czy potrzebuję dostępu do konta bankowego firmy?

Nie. Plik przelewów importujesz sam, więc Oplacam nigdy nie ma wglądu w Twoje środki ani możliwości wykonania płatności.