Cztery warunki obowiązku podzielonej płatności
Obowiązek nie wynika z samej wysokości faktury. Ustawodawca połączył go z rodzajem towaru, bo mechanizm miał ograniczać wyłudzenia VAT w branżach, w których ryzyko jest największe. Dlatego trzeba sprawdzić wszystkie warunki.
Pierwszy warunek dotyczy stron. Mechanizm obejmuje obrót między podatnikami, więc sprzedaż do konsumenta pozostaje poza nim. Drugi dotyczy przedmiotu, czyli pozycji z załącznika 15. Trzeci to kwota brutto na fakturze, której próg wynosi 15 000 zł. Czwarty to forma zapłaty. Przy płatnościach gotówkowych obowiązek nie występuje, ale limity płatności gotówką w obrocie między przedsiębiorcami obniżają ich znaczenie dla dużych faktur.
Szczegóły dotyczące liczenia samej kwoty omawiamy w tekście split payment od jakiej kwoty. Tu skupiamy się na tym, kiedy obowiązek się pojawia i co oznacza dla płatnika.
Kto odpowiada za wybór formy płatności
Za sposób zapłaty odpowiada nabywca, czyli firma, która przelewa pieniądze. Sprzedawca może wprawdzie umieścić na fakturze adnotację o mechanizmie podzielonej płatności, ale jej brak nie zwalnia płatnika z własnej oceny. Jeżeli faktura obejmuje towar z załącznika 15 i przekracza próg, a dostawca nie dodał adnotacji, nabywca nadal powinien rozważyć płatność w MPP.
Według obecnych przepisów zapłata zwykłym przelewem tam, gdzie obowiązuje MPP, może skutkować dla nabywcy sankcjami podatkowymi. Dotyczą one między innymi dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości określonej w ustawie i utraty możliwości zaliczenia wydatku do kosztów w określonym zakresie. Wysokość i zasady stosowania tych skutków zależą od konkretnej sytuacji, dlatego w razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym. Nie traktujemy tego wpisu jako porady podatkowej.
Poniżej typowe sytuacje, w których płatnik powinien się zatrzymać i sprawdzić fakturę:
- na fakturze są pozycje z różnych grup, część z załącznika, a część spoza niego,
- faktura jest korygująca i zmienia kwotę brutto,
- zapłata następuje w ratach i trudno ocenić, jaką kwotę brać pod uwagę,
- sprzedawca jest zagraniczny albo rozlicza się w innej walucie.
Jak wygląda przelew w podzielonej płatności
Przelew w MPP korzysta z osobnej funkcji w bankowości firmowej. Kwota brutto jest dzielona na część netto, która trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, i część VAT, która trafia na jego rachunek VAT. Płatnik wskazuje kwotę VAT, numer faktury, a według obecnych przepisów od 2026 roku także numer KSeF, oraz numer identyfikacyjny sprzedawcy.
Pomyłka w polu VAT powoduje, że przelew może zostać odrzucony przez bank albo zaksięgowany w sposób niezgodny z zamiarem. Szczególnie kłopotliwe są faktury z kilkoma stawkami podatku, bo kwota VAT jest sumą kilku pozycji. Dlatego dane do przelewu najlepiej brać prosto z faktury ustrukturyzowanej, a nie z ręcznych notatek.
Strona o przelewach split payment opisuje, jak Oplacam wykrywa takie płatności, wylicza kwotę VAT i zapisuje je w osobnej paczce. Program przygotowuje plik, a klient importuje go w swoim banku i sam zatwierdza.
Dobrowolny split payment i najczęstsze nieporozumienia
Najczęstsze nieporozumienie to przekonanie, że każda faktura powyżej 15 000 zł musi być płacona w MPP. Tak nie jest, bo towar poza załącznikiem 15 nie wymaga podzielonej płatności nawet przy bardzo dużej fakturze. Drugie nieporozumienie jest odwrotne. Wiele osób sądzi, że poniżej progu mechanizm jest zabroniony. Tymczasem jest wtedy dobrowolny i wolno go stosować.
Trzecie nieporozumienie dotyczy kontroli rachunku. Podzielona płatność i wykaz podatników VAT to dwa różne zagadnienia. W MPP środki trafiają na rachunek VAT sprzedawcy, który jest rachunkiem rozliczeniowym wskazanym w wykazie. Sprawdzanie rachunku nadal pozostaje dobrą praktyką, a zasady dla płatności powyżej 15 000 zł poza MPP opisujemy w tekście o białej liście przed przelewem.
Do najczęściej mylonych pojęć należą:
- próg brutto i próg netto,
- obowiązek MPP i możliwość dobrowolnego zastosowania,
- adnotacja na fakturze i ocena nabywcy,
- rachunek rozliczeniowy sprzedawcy i jego rachunek VAT.
Jak kontrolować obowiązek przy dużej liczbie faktur
Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy lista kontrolna. Przy kilkuset potrzebny jest powtarzalny proces, bo ręczna ocena każdej pozycji z załącznika 15 zabiera czas i wymaga znajomości klasyfikacji. Dobry proces ma trzy elementy: odczyt faktury z KSeF, jednolitą regułę oceny i dziennik decyzji.
Dziennik pozwala wrócić do sprawy po miesiącach, na przykład podczas kontroli. Pokazuje, kiedy faktura została pobrana, jaka kwota została uznana za podstawę i jak ją zapłacono. W Oplacam każdy krok zapisuje się w dzienniku zdarzeń, a faktury, które wymagają szczególnej uwagi, można skierować do akceptacji, co opisujemy w materiale o obiegu faktur kosztowych.
Warto też ustalić, kto w firmie odpowiada za odpowiedź na pytanie, czy dana pozycja jest w załączniku. W małej firmie to najczęściej księgowa albo biuro rachunkowe. W większej może to być dział podatkowy, który raz przygotowuje listę kategorii towarów i aktualizuje ją, gdy zmieni się lista z ustawy. Biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów powinno mieć taką regułę osobno dla każdego z nich, bo asortyment klientów bywa bardzo różny.
Co zapamiętać
Split payment jest obowiązkowy, gdy zachodzą jednocześnie cztery okoliczności, a nie dlatego, że faktura jest duża. O formie zapłaty odpowiada nabywca, więc brak adnotacji na fakturze nie rozwiązuje problemu. Błąd może skutkować konsekwencjami podatkowymi, których zakres zależy od szczegółów sprawy. Wszystkie te informacje opisują stan według obecnych przepisów i nie zastępują konsultacji z doradcą.
Jeśli chcesz, żeby kontrola progu i przygotowanie przelewu odbywały się w jednym miejscu, zobacz plany w cenniku. Firma zaczyna od 249 zł netto miesięcznie, a biuro rachunkowe od 990 zł netto miesięcznie. Ceny powiększa 23 procent VAT, a do każdej płatności wystawiamy fakturę VAT.