Trzy poziomy cen programów do KSeF
Ceny poniżej pochodzą z publicznych cenników z końca października i są netto za miesiąc. Zajrzyj do aktualnych cenników, bo zmieniają się często.
| Poziom | Przykład | Cena netto za miesiąc | Co dostajesz |
|---|---|---|---|
| Odbiór i podgląd | KSeF Import Solo i Firma, Ewidencja Faktur Start | od 0 do 39 zł | lista faktur, eksport do arkusza |
| Odbiór z płatnościami | KSeF Import Grupa i Biuro, Ewidencja Faktur Biznes i Professional | od 79 do 289 zł | eksport przelewów, część funkcji białej listy, więcej użytkowników |
| Odbiór z kontrolą przed przelewem | Oplacam Firma, Zespół, Biuro | 249, 449, 990 zł | biała lista na dzień zapłaty, MPP, numer KSeF w tytule, akceptacja |
Od czego zależy cena
Najmocniej wpływają cztery rzeczy: liczba faktur w miesiącu, liczba NIP, liczba osób pracujących w programie oraz to, czy narzędzie kończy pracę na pobraniu, czy dochodzi do pliku z przelewami. Płatność roczna zwykle obniża cenę miesięczną, w Oplacam o 50 procent.
Dla biur rachunkowych liczy się obsługa wielu klientów. Plan Biuro obejmuje do 30 NIP w jednym panelu, jak opisuje strona KSeF dla biura rachunkowego.
Kiedy droższy program się zwraca
Policz własne liczby. Jeśli przygotowanie i sprawdzenie jednego przelewu zajmuje trzy minuty, 300 faktur miesięcznie to 15 godzin pracy. Przy stawce 60 zł za godzinę to 900 zł miesięcznie, więcej niż plan Firma za 249 zł. Przy 40 fakturach różnica jest odwrotna i tani program wygra.
Drugi składnik to ryzyko. Przelew na rachunek spoza białej listy przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto może utrudnić zaliczenie kosztu do kosztów podatkowych. Szczegóły sprawdź u doradcy, a mechanizm opisaliśmy na stronie biała lista VAT przed przelewem.
Jeśli wahasz się między programami, zestawienie funkcji jest na stronie porównanie programów do KSeF, a pełne ceny w cenniku.
Jak wybrać w pięć minut
Zlicz faktury kosztowe z ostatniego miesiąca i zapisz, ile z nich przekroczyło 15 000 zł brutto. Do kilkudziesięciu faktur bez dużych kwot wybierz tani program do odbioru. Powyżej kilkuset albo przy podzielonej płatności wybierz narzędzie z paczką przelewów i kontrolą rachunku. Każdą decyzję warto podjąć na danych, nie na cenie z pierwszej strony cennika.
Gdy płatności zatwierdza kilka osób, możesz też uzupełnić proces o akceptację dokumentów podpisem elektronicznym, jeśli firma wymaga formalnej ścieżki zgód.
Koszty, których nie ma w cenniku
Oprócz abonamentu liczy się czas wdrożenia i szkolenie osoby, która będzie płacić faktury. Tani program bywa mniej wygodny, gdy trzeba ręcznie przerzucać dane do pliku z przelewami. W Oplacam wdrożenie to token do odczytu faktur i pierwsza paczka tego samego dnia, bez umowy z bankiem i bez dostępu do konta.
Sprawdź też limity w planie. Część programów ogranicza liczbę faktur albo NIP, a po przekroczeniu limitu trzeba przejść na droższy plan. Zapytaj dostawcę wprost, ile faktur z KSeF obejmuje cena i co się dzieje po przekroczeniu. Dla firm płacących wielu dostawców towaru przykład kalkulacji jest na stronie KSeF dla hurtowni.
Ile kosztuje program do KSeF?
Programy do samego odbioru faktur kosztują od kilku do kilkuset złotych netto miesięcznie. Narzędzie z kontrolą białej listy i paczką przelewów, jak Oplacam, kosztuje od 249 zł netto. Cena rośnie z liczbą NIP, użytkowników i faktur.
Czy program do KSeF jest obowiązkowy?
Nie ma obowiązku używania konkretnego programu. Faktury w KSeF można odbierać w aplikacji ministerstwa, ale przy większej liczbie dokumentów ręczna praca jest droga i podatna na błędy.
Od czego zależy cena programu do KSeF?
Od liczby faktur, liczby NIP i użytkowników oraz od zakresu: samo pobieranie, eksport do księgowości, kontrola rachunku i paczka przelewów. Płatność roczna zwykle obniża cenę miesięczną.