KSeF dla hurtowni i płatności za faktury kosztowe
KSeF dla hurtowni to przede wszystkim duża liczba faktur zakupowych od dostawców towaru, które trzeba zapłacić w terminie i bez pomyłek w rachunku. Oplacam odbiera faktury kosztowe z KSeF tokenem tylko do odczytu, sprawdza rachunek każdego dostawcy w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, oznacza przelewy w podzielonej płatności i przygotowuje jedną paczkę do importu w banku. Plan Firma kosztuje 249 zł netto miesięcznie.
- 1Dlaczego w hurtowni płatności za faktury kosztowe pochłaniają tyle czasu
- 2Od faktury dostawcy do przelewu w czterech krokach
- 3Co daje to firmie handlującej towarem
- 4Który plan pasuje hurtowni
- 5Podzielona płatność i biała lista w jednym przelewie
Dlaczego w hurtowni płatności za faktury kosztowe pochłaniają tyle czasu
Hurtownia i dystrybutor kupują od wielu producentów i importerów, często w cyklach tygodniowych, z terminami płatności liczonymi w dniach. Do tego dochodzą faktury za transport, magazyn, media i leasing wózków. Jednego dnia do zapłaty bywa kilkadziesiąt dokumentów, a każdy ma inny termin, inną kwotę i inny rachunek.
Przy dużych zakupach towaru prawie każda faktura przekracza próg 15 000 zł brutto, od którego przelew na rachunek spoza białej listy to ryzyko dla kosztów podatkowych. Dla towarów z załącznika 15 do ustawy o VAT dochodzi obowiązkowa podzielona płatność. Ręczne sprawdzanie tego w kilkudziesięciu fakturach tygodniowo to godziny pracy i miejsce na pomyłkę.
Od faktury dostawcy do przelewu w czterech krokach
1. Łączysz firmę z KSeF tokenem z uprawnieniem tylko do odczytu. Faktury zakupowe pojawiają się na liście według harmonogramu.
2. Oplacam sprawdza rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów i zapisuje potwierdzenie z dnia zapłaty.
3. Przelewy z podzieloną płatnością trafiają do osobnej paczki z kwotą VAT, NIP-em sprzedawcy i numerem KSeF w tytule.
4. Zaakceptowane faktury składają się w plik Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022, który importujesz i zatwierdzasz w swojej bankowości. Nie prosimy o dostęp do konta.
Co daje to firmie handlującej towarem
- kontrola rachunku na białej liście przed każdym przelewem, także dla nowych dostawców
- wykrywanie podzielonej płatności i osobna paczka dla takich przelewów
- numer KSeF w tytule przelewu, więc dostawca szybko dopasuje wpłatę do faktury
- wykrywanie duplikatów faktur i zmiany rachunku kontrahenta w planie Zespół
- akceptacja z progami kwot, gdy kierownik zakupów zatwierdza bieżące faktury, a dyrektor finansowy duże przelewy
- eksport CSV i XML do programu księgowego lub magazynowego
Który plan pasuje hurtowni
Jedna spółka z jednym NIP i do 300 faktur miesięcznie wybiera plan Firma (249 zł netto miesięcznie). Gdy płatności akceptuje druga osoba, a faktur jest do 1 500, potrzebujesz planu Zespół (449 zł netto), który obsługuje też kilka spółek w grupie do 5 NIP. Pełne porównanie planów jest w cenniku.
Podobny układ płatności, tylko z podwykonawcami robót, opisaliśmy na stronie KSeF dla firm budowlanych, a z przewoźnikami na stronie KSeF dla firm transportowych. Biura rachunkowe obsługujące hurtownie znajdą opis na stronie ksef dla biura rachunkowego.
Podzielona płatność i biała lista w jednym przelewie
Zasady wykrywania MPP i próg 15 000 zł brutto opisuje strona przelewy split payment. Sposób sprawdzania rachunku opisaliśmy na stronie weryfikacja biała lista, a przygotowanie pliku do banku na stronie paczka przelewów. Faktury, które nie przechodzą przez KSeF, na przykład od zagranicznych dostawców, dodajesz przez odczyt dokumentu w planie Zespół i trafiają do tej samej paczki. Więcej o takich dokumentach jest w artykule o fakturach zagranicznych a KSeF.
Oplacam nie zmienia zasad rozliczenia VAT. Pilnuje, żeby przelew był poprawnie przygotowany i sprawdzony, a sposób rozliczenia konkretnej faktury potwierdź z księgową.
faq
Czy KSeF obejmuje faktury od dostawców towaru i producentów?
Tak. Producenci, importerzy i inni hurtownicy wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF. Odbierasz je tokenem do odczytu, a wszystkie trafiają na jedną listę i do jednej paczki przelewów.
Jak zapłacić dziesiątki dostawców jednym plikiem?
Zaakceptowane faktury składają się w paczkę w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022. Importujesz ją w bankowości firmowej i zatwierdzasz u siebie. Przelewy z podzieloną płatnością lądują w osobnej paczce.
Czy Oplacam sprawdza rachunek dostawcy przed przelewem?
Tak. Rachunek sprzedawcy jest sprawdzany w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, a potwierdzenie zapisuje się przy fakturze. Zmiana rachunku dostawcy względem poprzedniej płatności jest sygnalizowana w planie Zespół.
Czy potrzebuję dostępu do konta bankowego firmy?
Nie. Plik przelewów importujesz sam, więc Oplacam nigdy nie ma wglądu w Twoje środki ani możliwości wykonania płatności.