KSeF dla firm transportowych i płatności za faktury kosztowe
KSeF dla firm transportowych to przede wszystkim porządek w kosztach, które spływają z kilkunastu źródeł naraz. Oplacam odbiera faktury kosztowe z KSeF tokenem tylko do odczytu, sprawdza rachunek każdego kontrahenta w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, oznacza przelewy w podzielonej płatności i przygotowuje jedną paczkę do importu w banku. Plan Firma kosztuje 249 zł netto miesięcznie.
- 1Dlaczego w transporcie płatności za faktury kosztowe są uciążliwe
- 2Od faktury przewoźnika do przelewu w czterech krokach
- 3Co daje to firmie z flotą i wieloma podwykonawcami
- 4Który plan pasuje firmie transportowej
- 5Podzielona płatność i biała lista w jednym przelewie
Dlaczego w transporcie płatności za faktury kosztowe są uciążliwe
Firma przewozowa płaci regularnie wielu różnym podmiotom: przewoźnikom podwykonawcom przy zleceniach, których nie obsłuży własna flota, dostawcom paliwa i kart paliwowych, serwisom i warsztatom, firmom leasingowym, operatorom opłat drogowych oraz ubezpieczycielom. Faktur jest dużo, kwoty rozstrzelone, a terminy płatności bywają krótkie.
Podwykonawcy przewozowi to też grupa, w której zmiany rachunku i nowi kontrahenci zdarzają się częściej niż u stałych dostawców. Przelew na rachunek spoza białej listy przy fakturze powyżej 15 000 zł brutto to ryzyko dla kosztów podatkowych. Przy ręcznym przepisywaniu kilkudziesięciu faktur tygodniowo pomyłka w numerze rachunku jest tylko kwestią czasu.
Od faktury przewoźnika do przelewu w czterech krokach
1. Łączysz firmę z KSeF tokenem z uprawnieniem tylko do odczytu. Faktury zakupowe pojawiają się na liście według harmonogramu.
2. Oplacam sprawdza rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów i zapisuje potwierdzenie z dnia zapłaty.
3. Przelewy z podzieloną płatnością trafiają do osobnej paczki z kwotą VAT, NIP-em sprzedawcy i numerem KSeF w tytule.
4. Zaakceptowane faktury składają się w plik Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022, który importujesz i zatwierdzasz w swojej bankowości. Nie prosimy o dostęp do konta.
Co daje to firmie z flotą i wieloma podwykonawcami
- kontrola rachunku na białej liście przed każdym przelewem, także dla przewoźników zatrudnianych jednorazowo
- wykrywanie podzielonej płatności, na przykład przy fakturach za paliwo i usługi serwisowe objęte MPP, i osobna paczka dla takich przelewów
- numer KSeF w tytule przelewu, więc przewoźnik łatwo dopasuje wpłatę do faktury
- wykrywanie duplikatów faktur i zmiany rachunku kontrahenta w planie Zespół
- akceptacja z progami kwot, gdy dyspozytor lub kierownik floty zatwierdza koszty bieżące, a dyrektor finansowy duże przelewy
- eksport CSV i XML do programu księgowego
Który plan pasuje firmie transportowej
Jedna spółka z jednym NIP i do 300 faktur miesięcznie wybiera plan Firma (249 zł netto miesięcznie). Gdy płatności akceptuje druga osoba, a faktur jest do 1 500, potrzebujesz planu Zespół (449 zł netto), który obsługuje też kilka spółek w grupie do 5 NIP, na przykład osobną spółkę taborową. Pełne porównanie planów jest w cenniku.
Podobny układ płatności, tylko z podwykonawcami robót, opisaliśmy na stronie KSeF dla firm budowlanych. Biura rachunkowe obsługujące firmy przewozowe znajdą opis na stronie ksef dla biura rachunkowego.
Podzielona płatność i biała lista w jednym przelewie
Zasady wykrywania MPP i próg 15 000 zł brutto opisuje strona przelewy split payment. Sposób sprawdzania rachunku opisaliśmy na stronie weryfikacja biała lista, a przygotowanie pliku do banku na stronie paczka przelewów. Faktury, które nie przechodzą przez KSeF, na przykład od zagranicznych przewoźników albo operatorów opłat, dodajesz przez odczyt dokumentu w planie Zespół i trafiają do tej samej paczki. Więcej o takich dokumentach jest w artykule o fakturach zagranicznych a KSeF.
Oplacam nie zmienia zasad rozliczenia VAT. Pilnuje, żeby przelew był poprawnie przygotowany i sprawdzony, a sposób rozliczenia konkretnej faktury potwierdź z księgową.
faq
Czy KSeF obejmuje faktury od przewoźników i dostawców paliwa?
Tak. Przewoźnicy podwykonawcy, serwisy, dostawcy paliwa i operatorzy opłat drogowych wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF. Odbierasz je tokenem do odczytu, a wszystkie trafiają na jedną listę i do jednej paczki przelewów.
Jak zapłacić wielu przewoźników podwykonawców jednym plikiem?
Zaakceptowane faktury składają się w paczkę w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022. Importujesz ją w bankowości firmowej i zatwierdzasz u siebie. Przelewy z podzieloną płatnością lądują w osobnej paczce.
Czy Oplacam sprawdza rachunek przewoźnika przed przelewem?
Tak. Rachunek sprzedawcy jest sprawdzany w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, a potwierdzenie zapisuje się przy fakturze. To ważne, gdy podwykonawcy często zmieniają rachunki.
Czy potrzebuję dostępu do konta bankowego firmy?
Nie. Plik przelewów importujesz sam, więc Oplacam nigdy nie ma wglądu w Twoje środki ani możliwości wykonania płatności.