Pięć kroków od faktury do pliku dla banku
1. Pobranie faktur. Faktury zakupowe pobierasz z KSeF tokenem albo certyfikatem. Każda ma numer KSeF, kwotę brutto, termin płatności i rachunek sprzedawcy. Opis odbioru znajdziesz na stronie faktury zakupowe ksef.
2. Wybór faktur do zapłaty. Grupujesz po terminie, na przykład wszystko, co przypada do piątku. Najpierw wypadają faktury już opłacone i duplikaty, bo ten sam dokument potrafi wpaść dwa razy, raz z KSeF i raz mailem.
3. Kontrola rachunku. Rachunek z faktury porównujesz z wykazem podatników VAT na dzień zapłaty. Przy transakcji powyżej 15 000 zł to ma konsekwencje podatkowe, które opisaliśmy we wpisie biała lista przed przelewem powyżej 15 tys. zł.
4. Podział na podzieloną płatność. Faktury objęte mechanizmem podzielonej płatności muszą pójść osobnym przelewem z kwotą VAT. Kiedy to obowiązek, wyjaśnia wpis split payment, kiedy jest obowiązkowy.
5. Plik do banku. Przelewy łączysz w jedną paczkę w formacie, który przyjmuje Twoja bankowość, najczęściej Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022, i zatwierdzasz w banku.
Co zwykle psuje paczkę przelewów
Najczęstsze problemy widać dopiero po wysłaniu pliku, a wtedy cofnięcie przelewu bywa niemożliwe.
- Zmieniony rachunek kontrahenta. Dostawca dopisał nowy numer konta na fakturze, a w paczce został stary albo odwrotnie. To też typowy sposób wyłudzeń, dlatego zmianę rachunku warto zatrzymywać do potwierdzenia.
- Brak numeru KSeF w tytule. Od momentu, gdy numer w przelewie jest wymagany lub oczekiwany przez kontrahenta, przelew bez niego powoduje pytania o identyfikację płatności. Zasady opisuje wpis numer KSeF, gdzie go znaleźć.
- Mieszanie zwykłych przelewów i podzielonej płatności w jednym pliku. Banki traktują je jako różne typy poleceń.
- Zła kwota przy fakturach w walucie obcej. Przeliczenie po innym kursie daje niedopłatę lub nadpłatę, więc faktury zagraniczne warto rozliczać osobno, jak opisujemy we wpisie faktury zagraniczne a KSeF.
Ile kosztuje ręczne przygotowanie przelewów
Policz to na własnych liczbach. Jeśli przepisanie jednego przelewu i sprawdzenie rachunku zajmuje trzy minuty, 300 faktur miesięcznie to 15 godzin pracy. Przy stawce 60 zł za godzinę kosztu pracownika daje to 900 zł miesięcznie, więcej niż abonament na narzędzie, które robi to samo w minutach. To przykład rachunku, nie obietnica oszczędności, podstaw własne czasy i stawki.
Drugi koszt to jedna pomyłka. Zapłata na rachunek spoza białej listy przy dużej fakturze może oznaczać problem z zaliczeniem kosztu do kosztów podatkowych. Nie zastąpi to porady doradcy podatkowego, ale pokazuje, po co kontrola jest przed przelewem, a nie po.
Kiedy opłaca się przejść na gotową paczkę przelewów
Ręczny arkusz wystarcza do około 30 faktur miesięcznie. Powyżej tej liczby, albo gdy płatności akceptują dwie osoby, lepiej mieć narzędzie, które robi kroki od drugiego do piątego samo. Oplacam odbiera faktury z KSeF, sprawdza rachunki, dzieli płatności na zwykłe i MPP, wstawia numer KSeF do tytułu i zapisuje paczkę przelewów w formacie dla banku. Plik importujesz i zatwierdzasz sam, bez dostępu do konta.
Gdy paczka jest gotowa, warto spojrzeć na płynność. Jeśli zbiorczy przelew w piątek to kilkaset tysięcy złotych, dobrze sprawdzić go z planem wpływów, a w tym pomaga controlling finansowy z wyciągu bankowego. Porównanie z innymi programami do odbioru faktur znajdziesz w tekście alternatywa dla KSeF Import.
Czy można zapłacić kilka faktur jednym przelewem?
Tak, jeśli to faktury od tego samego sprzedawcy na ten sam rachunek. Przelewy zbiorcze do wielu odbiorców to paczka kilkudziesięciu poleceń w jednym pliku, które bank wykonuje osobno.
Jaki format pliku przyjmuje bank?
Większość banków firmowych importuje Elixir-O, a część także CSV i XML ISO 20022. Dokładny format wskazuje instrukcja Twojej bankowości.
Czy trzeba osobno płacić faktury z podzieloną płatnością?
Tak. Przelew z podzieloną płatnością ma osobny typ polecenia i kwotę VAT na rachunku VAT sprzedawcy, dlatego nie łączy się go ze zwykłymi przelewami w tej samej paczce.