Jak zapłacić fakturę z KSeF krok po kroku
1. Znajdź fakturę zakupową w KSeF. Wystarczy token lub certyfikat do odczytu faktur, a w aplikacji ministerstwa zakładka z fakturami, w której jesteś nabywcą. Jak działa odbiór faktur, opisuje strona o odbieraniu faktur z KSeF.
2. Odczytaj z faktury kwotę brutto, termin płatności, NIP i rachunek sprzedawcy. Faktura ustrukturyzowana to plik XML, więc wizualizację trzeba wygenerować, czemu poświęciliśmy wpis o fakturze ustrukturyzowanej.
3. Sprawdź rachunek w wykazie podatników VAT (biała lista) na dzień zapłaty, jeśli kwota przekracza 15 000 zł brutto. Szczegóły są we wpisie o białej liście przed przelewem.
4. Ustal, czy faktura wymaga podzielonej płatności. Zasady opisuje wpis split payment, kiedy jest obowiązkowy.
5. Zrób przelew z numerem KSeF lub numerem faktury w tytule, żeby dostawca od razu dopasował wpłatę. O numerze piszemy w tekście numer KSeF, gdzie go znaleźć.
Co wpisać w tytule przelewu
Tytuł powinien zawierać numer faktury, a dobrze, jeśli także numer KSeF, bo to on jednoznacznie identyfikuje dokument. Przy podzielonej płatności tytuł ma też numer faktury i NIP sprzedawcy, a kwota VAT idzie na rachunek VAT. Jeśli płacisz kilka faktur jednym przelewem do tego samego dostawcy, wypisz wszystkie numery, bo inaczej dostawca rozlicza wpłatę ręcznie.
Jak zapłacić wiele faktur z KSeF naraz
Przy kilkunastu fakturach tygodniowo ręczne przepisywanie rachunków staje się głównym źródłem błędów. Rozwiązaniem jest paczka przelewów: plik w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022 importowany w bankowości firmowej, który zawiera wszystkie zaakceptowane faktury z gotowymi tytułami. Jak ją przygotować, opisaliśmy w tekście o przelewach zbiorczych z faktur KSeF.
Oplacam robi to automatycznie. Odbiera faktury kosztowe tokenem tylko do odczytu, sprawdza rachunek każdego dostawcy w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, rozdziela przelewy MPP i buduje paczkę, którą zatwierdzasz u siebie w banku. Nigdy nie mamy dostępu do konta. Plan Firma kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje do 300 faktur, a więcej szczegółów jest w cenniku.
Kiedy płatność ręczna wystarczy
Jeśli dostajesz kilka faktur w miesiącu i żadna nie przekracza 15 000 zł, ręczny przelew z aplikacji banku jest rozsądny. Opłaca się automatyzacja, gdy faktur jest kilkadziesiąt, występują duże kwoty, towary w MPP albo płatności zatwierdza więcej niż jedna osoba. Przy trzech minutach na fakturę 100 dokumentów to pięć godzin pracy miesięcznie, więc porównaj to z kosztem programu, tak jak liczymy w tekście o cenie programu do KSeF.
Gdy nowym dostawcą jest firma zagraniczna z UE, przed pierwszą płatnością warto sprawdzić jej numer VAT UE, a pomoże w tym sprawdzanie VAT UE w VIES. Faktury od zagranicznych dostawców opisuje wpis o fakturach zagranicznych a KSeF.
Pięć błędów, które psują płatność za fakturę z KSeF
Pierwszy to płatność na rachunek ze starej faktury. Dostawcy zmieniają konta, a oszuści podszywają się pod nich właśnie przez zmianę numeru, więc rachunek zawsze bierzesz z faktury, którą płacisz, i porównujesz z poprzednią płatnością do tego dostawcy. Drugi to brak sprawdzenia białej listy przy dużej kwocie. Wykaz zmienia się codziennie, więc sprawdzenie sprzed tygodnia nie chroni, liczy się dzień zapłaty.
Trzeci błąd to pomylenie przelewu zwykłego z podzieloną płatnością. Bank nie ostrzeże, że faktura wymagała MPP, a skutki ponosi nabywca. Czwarty to podwójna zapłata: ta sama faktura wpada raz jako wizualizacja z maila, drugi raz z KSeF, a księgowa płaci oba dokumenty. Piąty to przelew bez identyfikatora, po którym dostawca dzwoni z pytaniem, za co jest wpłata. Każdy z nich da się ograniczyć procedurą, a przy większej liczbie faktur najlepiej kontrolą wbudowaną w narzędzie, jak opisuje strona o weryfikacji białej listy.
Kto powinien zatwierdzać przelew
W małej firmie przelew robi właściciel albo księgowa i nikt tego nie sprawdza. Gdy kwoty rosną, rozsądna jest zasada dwóch osób: jedna przygotowuje paczkę, druga zatwierdza w banku. Oplacam w planie Zespół dodaje akceptację z progami kwot, na przykład faktury do 5 000 zł zatwierdza kierownik, a powyżej dyrektor finansowy. Biura rachunkowe, które płacą w imieniu klientów, znajdą opis procesu na stronie KSeF dla biura rachunkowego, a firmy z wieloma dostawcami towaru na stronie KSeF dla hurtowni.
Do kiedy zapłacić fakturę
Termin płatności wynika z faktury albo umowy z dostawcą, a nie z samego faktu, że dokument pojawił się w KSeF. Faktura dostępna w systemie jest doręczona nabywcy, nawet jeśli nikt jej jeszcze nie zobaczył, dlatego warto ustawić stały dzień tygodnia na płatności i sprawdzać listę faktur przed nim. Przelew wykonany w dniu terminu księguje się zwykle następnego dnia roboczego, więc dla ważnych dostawców planuj zapłatę z jednodniowym zapasem. Konkretne skutki podatkowe opóźnień potwierdź z księgową.
Co z fakturą korygującą i zaliczką
Faktura korygująca też trafia do KSeF i zmienia kwotę do zapłaty. Jeśli korekta zmniejsza wartość, a Ty zapłaciłeś pierwotną fakturę, dostawca zwraca różnicę albo zalicza ją na kolejną dostawę, więc przed kolejnym przelewem do tego samego kontrahenta sprawdź, czy nie czeka na Ciebie korekta in minus. Przy zaliczkach opłacasz fakturę zaliczkową, a na fakturze końcowej płacisz już tylko pozostałą kwotę. Najczęstszy błąd to zapłata pełnej kwoty końcowej bez odjęcia zaliczki, który wychodzi dopiero przy uzgodnieniu salda dostawcy. Dobra lista faktur pokazuje powiązane dokumenty obok siebie, a paczka przelewów powinna zawierać tylko kwotę, która rzeczywiście jest do zapłaty.
Jak zapłacić fakturę z KSeF?
Zrób zwykły przelew na rachunek sprzedawcy z faktury, z numerem faktury lub numerem KSeF w tytule. Przy kwocie powyżej 15 000 zł brutto sprawdź rachunek w wykazie podatników VAT, a przy towarach objętych MPP zapłać w podzielonej płatności.
Czy do zapłaty faktury z KSeF potrzebuję tokenu?
Do samej płatności nie, wystarczą dane z faktury. Token lub certyfikat jest potrzebny, żeby pobrać fakturę z KSeF. Narzędzia takie jak Oplacam używają tokenu tylko do odczytu, więc nie mogą wystawiać faktur ani wykonywać płatności.
Czy numer KSeF musi być w tytule przelewu?
Nie ma jednej reguły dla wszystkich przelewów, ale numer KSeF w tytule jednoznacznie identyfikuje dokument i wielu dostawców o to prosi. Dlatego dobrze go wpisywać, szczególnie przy wielu fakturach od jednego kontrahenta.
Jak opłacić kilkadziesiąt faktur z KSeF jednocześnie?
Użyj paczki przelewów w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022 i zaimportuj ją w bankowości firmowej. Faktury w podzielonej płatności powinny być w osobnej paczce, bo banki traktują je jako inny typ polecenia.