Oplacam

KSeF dla firm produkcyjnych i płatności za faktury kosztowe

KSeF dla firm produkcyjnych to przede wszystkim strumień faktur zakupowych od dostawców surowców, komponentów, kooperantów i serwisów, które trzeba opłacić w terminie, żeby nie stanęła linia ani dostawa. Oplacam odbiera faktury kosztowe z KSeF tokenem tylko do odczytu, sprawdza rachunek każdego dostawcy w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, oznacza przelewy w podzielonej płatności i przygotowuje jedną paczkę do importu w banku. Plan Firma kosztuje 249 zł netto miesięcznie.

Przygotuj przelew

Dlaczego w produkcji płatności za faktury kosztowe są trudniejsze niż w zwykłej firmie

Zakład produkcyjny kupuje od kilkudziesięciu do kilkuset dostawców: stal, tworzywa, opakowania, elementy od kooperantów, narzędzia, energię, serwis maszyn i transport. Część faktur przychodzi seriami, bo dostawy są partiami, a część dotyczy usług obróbczych wykonanych na zleconym materiale. Terminy płatności są różne, a opóźnienie u jednego kooperanta potrafi zatrzymać kolejny etap produkcji.

Do tego dochodzą kwoty. Faktura za partię surowca bardzo często przekracza 15 000 zł brutto, od których przelew na rachunek spoza białej listy może utrudnić zaliczenie kosztu do kosztów podatkowych. Część materiałów, na przykład wyroby stalowe czy elektronika, podlega obowiązkowej podzielonej płatności. Ręczne sprawdzanie tego w kilkudziesięciu fakturach tygodniowo zajmuje godziny, a jedna pomyłka w numerze konta oznacza przelew w złą stronę.

Od faktury dostawcy do przelewu w czterech krokach

1. Łączysz firmę z KSeF tokenem z uprawnieniem tylko do odczytu. Faktury zakupowe pojawiają się na liście według harmonogramu.

2. Oplacam sprawdza rachunek sprzedawcy w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów i zapisuje potwierdzenie z dnia zapłaty.

3. Przelewy z podzieloną płatnością trafiają do osobnej paczki z kwotą VAT, NIP-em sprzedawcy i numerem KSeF w tytule.

4. Zaakceptowane faktury składają się w plik Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022, który importujesz i zatwierdzasz w swojej bankowości. Nie prosimy o dostęp do konta.

Co daje to firmie, która kupuje surowce i usługi kooperantów

  • kontrola rachunku na białej liście przed każdym przelewem, także dla nowych kooperantów i dostawców jednorazowych
  • wykrywanie podzielonej płatności i osobna paczka dla takich przelewów
  • numer KSeF w tytule przelewu, więc dostawca szybko dopasuje wpłatę do dostawy
  • wykrywanie duplikatów faktur i zmiany rachunku kontrahenta w planie Zespół
  • akceptacja z progami kwot: kierownik zakupów zatwierdza bieżące faktury, dyrektor finansowy duże przelewy
  • obsługa kilku spółek w grupie (zakład produkcyjny i spółka handlowa) w jednym panelu w planie Zespół
  • eksport CSV i XML do programu księgowego lub systemu ERP

Który plan pasuje firmie produkcyjnej

Jedna spółka z jednym NIP i do 300 faktur miesięcznie wybiera plan Firma (249 zł netto miesięcznie). Gdy płatności akceptuje druga osoba, a faktur jest do 1 500, potrzebujesz planu Zespół (449 zł netto), który obsługuje też kilka spółek w grupie do 5 NIP. Pełne porównanie planów jest w cenniku.

Podobny układ płatności, tylko z towarem na sprzedaż, opisaliśmy na stronie KSeF dla hurtowni, z podwykonawcami robót na stronie KSeF dla firm budowlanych, a z przewoźnikami na stronie KSeF dla firm transportowych. Jeśli wybierasz między programami, zestawienie jest w porównaniu programów do KSeF.

Podzielona płatność i biała lista w jednym przelewie

Zasady wykrywania MPP i próg 15 000 zł brutto opisuje strona przelewy split payment. Sposób sprawdzania rachunku opisaliśmy na stronie weryfikacja biała lista, a przygotowanie pliku do banku na stronie paczka przelewów. Faktury, które nie przechodzą przez KSeF, na przykład od zagranicznych dostawców komponentów, dodajesz przez odczyt dokumentu w planie Zespół i trafiają do tej samej paczki. Więcej o takich dokumentach jest w artykule o fakturach zagranicznych a KSeF.

Oplacam nie zmienia zasad rozliczenia VAT. Pilnuje, żeby przelew był poprawnie przygotowany i sprawdzony, a sposób rozliczenia konkretnej faktury potwierdź z księgową.

Przygotuj przelew

faq

Czy KSeF obejmuje faktury od dostawców surowców i kooperantów?

Tak. Dostawcy materiałów i usługodawcy wystawiają faktury ustrukturyzowane w KSeF. Odbierasz je tokenem do odczytu, a wszystkie trafiają na jedną listę i do jednej paczki przelewów.

Jak zapłacić dziesiątki dostawców produkcji jednym plikiem?

Zaakceptowane faktury składają się w paczkę w formacie Elixir-O, CSV albo XML ISO 20022. Importujesz ją w bankowości firmowej i zatwierdzasz u siebie. Przelewy z podzieloną płatnością lądują w osobnej paczce.

Czy Oplacam sprawdza rachunek dostawcy przed przelewem?

Tak. Rachunek sprzedawcy jest sprawdzany w wykazie podatników VAT na dzień zapłaty, a potwierdzenie zapisuje się przy fakturze. Zmiana rachunku dostawcy względem poprzedniej płatności jest sygnalizowana w planie Zespół.

Czy potrzebuję dostępu do konta bankowego firmy?

Nie. Plik przelewów importujesz sam, więc Oplacam nigdy nie ma wglądu w Twoje środki ani możliwości wykonania płatności.